软件行业的技术文档——与不同类型的写作不同，生成技术文档的准则是可重用性。尽管可以修改内容的核心上下文，但可以通过重用或重构以前可用的材料来创建最佳技术文档。技术文档因性质和您所针对的领域而异。但是每家公司都有他们需要遵守的风格指南和格式。虽然路途艰辛，但最终的结果是值得的。不浪费太多时间，让我们深入了解以下五个步骤来帮助构建您的技术文档：
1. 浏览样式指南和相关文档：这是非常关键的一步。为了生成标准内容，每家公司都有自己的风格指南。风格指南将指导您完成内容框架、构建文档的路线图、自我验证技术以及您应该遵守的语法规则。这是可重用性概念适用的地方。您遵循基本大纲并尝试同样调整内容。
2. 适应文档生成工具：学习使用制作技术文档所需的必要工具——例如 DITA、Sphinx 等。
3. 确定您的领域：确定您正在写作或将要写作的领域。在记录任何产品之前，请确保您了解和了解产品的核心知识。腾出一些时间来了解要实现的功能和目标。您可以咨询开发人员、质量工程师、工程经理、产品负责人、首席架构师等，以获得指导性概述。
4. 亲自尝试：在获得完成技术文档的明确路线图后，使用该产品的可用版本。请记住，您将通过详细的逐步流程指导客户完成某项工作。例如，如果您正在准备安装产品 ABC 的分步指南。您应该在开始记录安装方法之前安装产品 ABC。
5. 内容自查与核实：准备好文件后，进行自查，包括；必须检查语法准确性，验证所写的步骤，以及产生错误解释的句子。您需要与您的工程经理或产品负责人确认文档内容，然后再将其发送进行最终审核。
技术作家的重要技能
以下是作为技术作家取得成功的一些重要特征；
- 技术知识是指对技术的潜在把握。在你开始写作之前，做你的研究。如果您不了解所有内容，请不要担心，但掌握足够的信息对于向您的受众提供有效且有意义的信息非常重要。
- 清晰写作的能力是任何技术作家的绝对技能。始终尝试理解然后清晰简洁地传递信息。如果您在写作时犯错，请不要担心。使用工具，例如；语法上或向 SME（主题专家）寻求帮助。
- 解决问题或排除故障的技能是基本而基本的。许多软件文档需要解决问题和故障排除的技能。因此，不要惊慌，而是要保持冷静并尝试找到解决方案。
- 在起草文档时，与跨职能团队相处是至关重要的。您需要及时了解截止日期、产品发布和与产品相关的事实。
- 在开发产品时，与 SME（主题专家）互动的能力至关重要。与中小企业沟通将为您的研究文件带来整体方法。 SME 可以是您的工程经理、产品负责人或首席架构师——更了解某个主题的人。
- 如果您是一名技术作家，那么在产品发布期间加班以继续进行最后一刻的更改或低效写作方面的灵活性是必不可少的。
- 以图形方式表示复杂想法的能力不是必需的，但如果您是技术作家，则可以增加价值。
如果你不是一个好作家，不要担心。写作永远不可能完美，总有改进的空间。但是，迭代文档是必不可少的。
技术写作主题专家
主题专家 (SME) 是在特定领域或主题中拥有指挥权的人。在软件开发行业中，中小企业的定义更广泛，即具有更高程度的技术专长，尤其是通过经验和自学获得的技术专长。
在技术写作行业，聘请 SME 来教授、培训、改进、批准和指导其他技术作家。 SME 从整体的角度理解产品和文档。手册和发行说明由技术作家与 SME 共同开发。初稿完成后，中小企业会对其进行审查，并将反馈意见纳入其中。此外，有时会采访 SME 以提取合适的信息并将其传达给受众。一名技术作家还与 SME 合作，帮助开发培训材料。总体而言，中小企业需要真实验证技术准确性并签署文件。因此，中小企业的参与在文件编制过程中至关重要。
有趣的是，有许多中小企业涉及文档。有时，技术 SME 是实施产品和产品功能的软件开发人员，甚至是质量保证工程师。产品经理被称为商业中小企业。他们知道产品在哪里。中小企业的角色取决于组织结构。 SME 是了解主题的人，但技术作家在 SME 和观众之间架起了桥梁。技术作家不是中小企业。但是，技术作家可以是具有多年经验的文档架构师。
使用敏捷 Scrum 的文档团队面临的挑战
文档团队与敏捷 Scrum 的斗争是众所周知的不言而喻的事实。在整个产品交付模型中让技术作家参与变得至关重要。然而，技术作家在产品交付过程中被忽视，并在产品发布的最前沿被购买。
这里列出了十个难题，一位技术作家在与一家遵循敏捷产品交付模型的公司合作时遇到的难题；
- 技术作家需要投入大量时间为同一任务重写内容。因此，产出的生产率较低。
- 在与跨职能团队合作时，需求不断变化。有时很难与跨职能团队保持同步。事后，情况就更加的不妙了。
- 任何会议（例行会议、计划会议或回顾）都与完成的任务、出现的问题以及跨职能团队或产品组解决这些问题的方法有关。除了重要的截止日期或有关产品发布的主题之外，讨论的上下文对技术作家没有多大用处。
- 内容或输入是在最后一刻或上周期间给出的。因此，收集信息是一项艰巨的工作。
- 在产品发布之前，技术作家没有太多事情要做。
- 没有详细的参考文档可供技术作者了解要求。
- 技术作家可能需要对特定案例进行重复解释，而产品团队没有太多时间。
- 一个技术作家在一个文档上工作了一个多月，文档过程被随机解雇。
- 文件传递的阶段是三层，有时是四层。在产品组之间针对所写内容的利益冲突中寻找中间立场是一个持续且关键的过程，但具有挑战性。
- 技术作家全权负责内容的交付。有时，错误的解释或忘记对关键信息进行匿名可能会使公司蒙受损失。
为什么处理中的文件会被随机解雇或终止？
虽然技术作家投入了大量时间来记录产品，但有时正在处理的文档会被随机删除或终止。以下是技术作家引用的五个原因；
- 在未分析影响和要求的情况下启动的文件。
- 在一段时间内需要更改的文档，因为它与业务战略和目标不一致。
- 与那些不再是软件公司优先考虑的项目相关的文档。
- 在清晰度、完整性和简洁性方面不符合标记或标准的文件。也称为“糟糕的文档” 。
- 无法在截止日期内交付的文件（例如，手册）。
因此，文档是技术作家为为产品发表意见而付出的昂贵努力。从整体的角度理解产品非常重要。立即开始使用文档不是必需的，而是投资于了解产品的状态，以及为什么首先需要更改。