您从不同来源获得的数据可能没有准备好进行分析的形式。在本章中，您将了解如何准备文本形式的数据以进行分析。

最初，您需要清除数据。数据清理包括从文本中删除不需要的字符。接下来，您需要以进一步分析所需的形式来构造数据。您可以通过-

• 使用文本功能查找所需的文本模式。
• 从文本中提取数据值。
• 使用文本功能格式化数据。
• 使用文本功能执行数据操作。

从文本中删除不需要的字符

从另一个应用程序导入数据时，它可能具有不可打印的字符和/或多余的空格。多余的空间可以是-

• 前导空格，和/或
• 单词之间的多余空格。

如果对此类数据进行排序或分析，将会得到错误的结果。

考虑以下示例-

这是您从包含产品ID，产品描述和价格的产品信息中获得的原始数据。字符“ |”分隔每一行中的字段。

当您将此数据导入Excel工作表时，其外观如下-

如您所见，整个数据位于单个列中。您需要构造此数据以执行数据分析。但是，最初需要清除数据。

您需要删除数据中可能存在的所有不可打印字符和多余的空格。为此，可以使用CLEAN函数和TRIM函数。

• 选择单元格C3 – C11。
• 键入= TRIM(CLEAN(B3))，然后按CTRL＆plus;。输入。

公式填充在单元格C3 – C11中。

结果将如下所示-

使用文本功能查找所需的文本模式

要构造数据，您可能必须进行某些文本模式匹配，然后才能提取数据值。一些对此有用的文本函数是-

从文本中提取数据值

您需要从文本中提取所需的数据以进行结构化。例如，在上面的示例中，您需要将数据放在三列中-ProductID，Product_Description和Price。

您可以通过以下方式之一提取数据-

• 使用“将文本转换为列”向导提取数据值
• 使用文本函数提取数据值
• 使用Flash Fill提取数据值

使用“将文本转换为列”向导提取数据值

如果您的字段为-，则可以使用“将文本转换为列”向导将数据值提取到Excel列中-

• 以字符分隔，或
• 在各字段之间以空格对齐的列中。

在以上示例中，字段由字符“ |”定界。因此，您可以使用“将文本转换为列”向导。

• 选择数据。

• 将值复制并粘贴到同一位置。否则，“将文本转换为列”将以函数而不是数据本身作为输入。

• 选择数据。

• 单击功能区上“数据”选项卡下“数据工具”组中的“文本到列” 。

步骤1-将文本转换为列向导-显示第1步，共3步。

• 选择定界。
• 点击下一步。

步骤2-将文本转换为列向导-显示第2步，共3步。

• 在“分隔符”下，选择“其他” 。

• 在“其他”旁边的框中，键入字符|。

• 单击下一步。

步骤3-将文本转换为列向导-显示第3步，共3步。

在此屏幕中，您可以在向导中选择数据的每一列，并设置该列的格式。

• 对于“目的地” ，选择单元格D3。

• 您可以单击“高级” ，然后在出现的“高级文本导入设置”对话框中设置“十进制分隔符”和“千位分隔符”。

• 点击完成。

转换为列的数据将显示在三个列中-D，E和F。

• 将列标题命名为ProductID，Product_Description和Price。

使用文本函数提取数据值

假设数据中的字段既不用字符定界，也不在每个字段之间以空格对齐的列中对齐，则可以使用文本函数提取数据值。即使在字段被分隔的情况下，您仍然可以使用文本函数来提取数据。

一些对此有用的文本函数是-

您还可以根据手头的数据组合两个或多个这些文本函数，以提取所需的数据值。例如，结合使用LEFT，RIGHT和VALUE函数或结合使用FIND，LEFT，LEN和MID函数。

在上面的示例中，

• 所有字符保留到第一个|命名为ProductID。

• 所有字符都在第二个|命名为Price。

• 第一个|之间的所有字符第二|命名为Product_Description。

• 每个|前后有一个空格。

观察此信息，您可以通过以下步骤提取数据值：

• 找到第一的位置-第一|位置

  • 您可以使用FIND函数

结果将如下所示-

您可以观察到价格列中的值是文本值。要对这些值进行计算，必须格式化相应的单元格。您可以查看下面给出的部分，以了解格式文本。

使用Flash Fill提取数据值

使用Excel Flash Fill是从文本提取数据值的另一种方法。但是，这仅在Excel能够在数据中找到模式时才有效。

步骤1-在数据旁边为ProductID，Product_Description和Price创建三列。

步骤2-复制并粘贴B3中C3，D3和E3的值。

步骤3-选择单元格C3，然后单击“闪存” 。在“数据”选项卡上的“数据工具”组中。 ProductID的所有值均已填写。

步骤4-对Product_Description和Price重复上述步骤。数据已填写。

使用文本功能格式化数据

Excel具有多个内置文本功能，可用于格式化包含文本的数据。这些包括-

根据您的需要格式化文本的功能–

将数字转换和/或格式化为文本的函数–

将文本转换为数字的函数–

使用文本功能执行数据操作

您可能必须对数据执行某些文本操作。例如，如果在组织中将雇员的登录ID更改为新格式，则可能需要根据格式更改来进行文本替换。

以下文本函数可帮助您对包含文本的数据执行文本操作-