协助用户完成常规办公任务(例如创建，更新和维护文档，处理大量数据，创建演示文稿，安排日程等)的应用软件称为办公工具。使用办公工具可以节省时间和精力，并且可以轻松完成许多重复性任务。一些这样做的软件是-

• 文字处理器
• 试算表
• 数据库系统
• 演示软件
• 电子邮件工具

让我们详细研究其中一些。

文字处理器

用于创建，存储和处理文本文档的软件称为文字处理器。一些常见的文字处理器是MS-Word，写字板，WordPerfect，Google文档等。

文字处理器可让您-

• 创建，保存和编辑文档
• 设置文本属性的格式，例如字体，对齐方式，字体颜色，背景颜色等。
• 检查拼写和语法
• 新增图片
• 添加页眉和页脚，设置页边距并插入水印

试算表

Spreadsheet是一款可帮助用户处理和分析表格数据的软件。它是一种计算机化的会计工具。数据总是输入到单元格(行和列的交集)中，并且可以轻松使用用于处理一组单元格的公式和函数。一些流行的电子表格软件包括MS-Excel，Gnumeric，Google表格等。这是可以在电子表格软件中完成的活动的列表-

• 简单的计算，例如加法，平均值，计数等。
• 在一组相关数据上准备图表
• 数据输入
• 资料格式
• 单元格格式
• 基于逻辑比较的计算

演示工具

演示工具使用户能够演示信息，这些信息被分解成小块并排列在称为幻灯片的页面上。向观众展示连贯想法的一系列幻灯片称为演示。幻灯片上可以安排文本，图像，表格，音频，视频或其他多媒体信息。 MS-PowerPoint，OpenOffice Impress，Lotus Freelance等是一些流行的演示工具。

数据库管理系统

通过创建数据库来管理数据的存储，更新和检索的软件称为数据库管理系统。一些流行的数据库管理工具是MS-Access，MySQL，Oracle，FoxPro等。