许多日常应用程序需要将包含类似文本的类似文档发送给多个人。这些文档也具有典型的通用布局。发送给客人的邀请函或多或少具有共同的内容和布局。这些信件中只有收件人的姓名不同。生成此类字母的一种明显方法是单独键入所有字母，并一次又一次地付出相同的努力。另一种解决方案可能是一次又一次地将相同的文本块复制到新字母上。与每个字母不同的姓名和地址等可以在文档中单独输入。这种方法虽然节省了很多精力，但仍然需要适当的谨慎。应该有一种方法可以自动准备这些类型的文件。如果我们使用文字处理器的邮件合并功能，这个任务可以很容易地自动化。所以，是时候学习这个词的邮件合并功能了。
邮件合并组件：
合并过程的三个主要组件是主文档、数据源和合并文档。
- 主文档包含信函正文、字段名称和合并说明。主文档中的基本信息保持相同。
- 数据源（或收件人列表）存储每个文档的变化知识。这些信息被一一插入到主文档中。数据源的一个示例是名称和地址列表，程序从中获取要包含在主文档中的内容。
- 合并的文档包含来自主文档的主要文本和来自数据源的数据。
邮件合并步骤：
第1步：
- 打开 MS Word 并单击命令序列：邮件选项卡 → 启动邮件合并组 → 选择收件人按钮 → 键入新列表。
- 将弹出一个对话框，即“新建地址列表” （如下图所示）。在此处键入给定标题下的所需数据。要添加新记录，请单击对话框底部的“新建条目”按钮，完成后单击“确定”。
第 2 步：准备主信
第二步是准备我们的主信件以用于邮件合并。在我们输入所有字母文本之前，我们希望将此 Word 文件链接到我们的姓名列表。
- 创建一个空白的word文档。
- 单击邮件选项卡 → 开始邮件合并组 → 开始邮件合并 → 信件命令。
- 然后单击邮件选项卡 → 开始邮件合并组 → 选择收件人按钮 → 使用现有列表命令。
- 现在我们可以开始输入字母了。
- 现在我们想为列表中的人添加姓名和地址以及其他详细信息。
- 邮件选项卡→ 写入和插入字段组→ 插入合并字段按钮。
- 将出现一个显示所有表格标题的弹出窗口，因此选择“标题”并按空格键以创建一个空间。
然后再次执行此操作并选择名字，后跟一个空格（即，仅按空格键而不按其他键）；然后选择姓氏，但这次按 Enter 键创建一个新行。然后重复步骤选择地址字段，然后按回车键。
第 3 步：
在我们实际进行合并之前，我们必须先预览合并后的字母会是什么样子。
- 邮件选项卡→ 预览结果组→ 预览结果按钮
- 一旦我们对预览感到满意，您就可以执行实际的邮件合并。
- 为此，请单击邮件选项卡 → 完成组 → 完成并合并按钮并选择编辑单个文档。
- 在合并到新文档面板中，单击全部为姓名列表中的每个人创建一个单独的字母。然后，Word 会创建一个新文档，该文档的页数与列表中的姓名一样多，并且每一页都包含一个完美合并的字母，其中包含所有正确的个人详细信息。
- 我们可以用一个合适的名字来保存它，比如 ABC.docx
示例问题
问题 1：什么是邮件合并？
解决方案：
Mail Merge, a popular tool for personalizing printed letters, is nowadays also available for emails. Google Mail, Google Sheets make it happen for all Google domain-based emails.
问题二：邮件合并有什么用？
解决方案：
- Writing a letter to a customer to tell them about upcoming offers or inform about some changes in business context.
- Mailshot for sending out a survey to a large number of people.
- Invoices
- School names on to the certificate
- Personal
问题三：如何发挥邮件合并的优势？
解决方案：
- Once the merge has been found out , thousands of letters are often produced very quickly.
- Easier to check for spelling errors as we need to check and correct at one place only; all letters will show the changes.
- Letters can be personalized.
- A standard letter can be saved and reused.
- In male merege, we can reuse the same data source, and it reduces the risk of errors.
问题 4：邮件合并过程的主要组成部分是什么？
解决方案：
- The main document.
- The data source.
- The merged document.
问题 5：Mail Merge 中创建了多少个文件？
解决方案：
There are two files created in Mail Merge. The first file is called the source file that contains the content of the main document and the second file is known as the data source file that contains the name, address and other important details of the beneficiary.
问题 6：我们可以在对电子邮件执行合并时插入附件吗？
解决方案：
No, we cannot insert an attachment when performing a merge to an email message.
问题 7：在 Mail Merge 中，经常会打印多份合并文档。
解决方案：
TRUE