数据验证是Excel中非常有用且易于使用的工具，您可以使用该工具对输入到工作表中的输入数据进行数据验证。

对于工作表上的任何单元格，您可以

• 显示关于需要输入内容的输入消息。
• 限制输入的值。
• 提供值列表供您选择。
• 显示错误消息并拒绝无效的数据输入。

考虑以下可用于输入和跟踪已识别风险信息的风险跟踪器。

在此跟踪器中，使用预设的数据约束来验证输入到以下列中的数据，并且仅当输入的数据符合验证条件时，才接受输入的数据。否则，您将收到一条错误消息。

• 可能性
• 影响力
• 风险类别
• 风险来源
• 状态

“风险暴露”列将具有计算值，您不能输入任何数据。即使删除了行，列S.No.也被设置为具有可调整的计算值。

现在，您将学习如何设置这样的工作表。

准备工作表的结构

准备工作表的结构-

• 从空白工作表开始。
• 将标题放入第2行。
• 将列标题放在第3行中。
• 对于列标题概率，影响和风险暴露-
  • 右键单击该单元格。
  • 在下拉菜单中单击格式化单元格。
  • 在“设置单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡。
  • 在方向下键入90。
• 将每个列标题的第3、4和5行中的单元格合并并居中。
• 设置第2 – 5行中单元格的边框格式。
• 调整行和列的宽度。

您的工作表将如下所示-

设置风险类别的有效值

在单元格M5-M13中输入以下值(M5为标题，M6- M13为值)

• 单击“风险类别(H6)”列下的第一个单元格。
• 单击功能区上的“数据”选项卡。
• 单击“数据工具”组中的“数据验证”。
• 从下拉列表中选择数据验证…。

出现“数据验证”对话框。

• 单击设置选项卡。
• 在“验证条件”下，在“允许：”下拉列表中，选择“列表”选项。

• 在出现的“来源：”框中选择范围M6：M13。
• 选中出现的框忽略空白和单元内下拉列表。

设置风险类别的输入消息

• 单击“数据验证”对话框中的“输入消息”选项卡。
• 选中选中单元格时显示输入消息框。
• 在标题：下的框中，输入风险类别：
• 在“输入消息”下的框中：从列表中选择风险类别。

为风险类别设置错误警报

设置错误警报-

• 单击“数据验证”对话框中的“错误警报”选项卡。
• 选中输入无效数据后显示错误警报框。
• 在样式：下拉列表中选择停止
• 在标题：下的框中，键入无效条目：
• 在错误消息下的框中：键入从下拉列表中选择一个值。
• 单击确定。

验证风险类别的数据验证

对于“风险类别”下选定的第一个单元格，

• 设置数据验证标准
• 输入信息已设置
• 设置了错误警报

现在，您可以验证您的设置。

单击您已为其设置数据验证条件的单元格。出现输入消息。下拉按钮显示在单元格的右侧。

输入信息正确显示。

• 单击单元格右侧的下拉按钮。出现下拉列表，其中包含可以选择的值。

• 将下拉列表中的值与用于创建下拉列表的值进行交叉检查。

两组值都匹配。请注意，如果值的数量更多，则会在下拉列表的右侧获得一个向下滚动条。

从下拉列表中选择一个值。它出现在单元格中。

您会看到有效值的选择工作正常。

最后，尝试输入无效的条目并验证错误警报。

在单元格中键入People，然后按Enter。将显示您为单元格设置的错误消息。

• 验证错误消息。
• 您可以选择重试或取消。验证两个选项。

您已经成功设置了单元的数据验证。

注意-检查邮件的拼写和语法非常重要。

为“风险类别”列设置有效条件

现在，您准备将数据验证条件应用于“风险类别”列中的所有单元格。

在这一点上，您需要记住两件事-

• 您需要为可能使用的最大单元数设置标准。在我们的示例中，根据工作表的使用位置，其范围可以从10 – 100不等。

• 您不应为不必要的单元格范围或整个列设置条件。这将不必要地增加文件大小。这称为多余格式。如果从外部来源获得工作表，则必须删除多余的格式，您将在本教程的“查询”一章中学习该格式。

请按照下面给出的步骤-

• 在“风险类别”下为10个单元格设置验证标准。
• 您可以通过单击第一个单元格的右下角轻松地执行此操作。
• 保持＆plus;出现的符号并将其拉下。

为所有选定的单元格设置数据验证。

单击所选的最后一列并进行验证。

风险类别列的数据验证已完成。

设置风险来源的验证值

在这种情况下，我们只有两个值–内部和外部。

• 单击“风险来源(I6)”列下的第一个单元格
• 单击功能区上的“数据”选项卡
• 单击“数据工具”组中的“数据验证”
• 从下拉列表中选择数据验证…。

出现“数据验证”对话框。

• 单击设置选项卡。
• 在“验证条件”下，在“允许：”下拉列表中，选择“列表”选项。
• 在出现的“来源：”框中，键入“内部，外部”。
• 选中出现的框忽略空白和单元内下拉列表。

设置风险源输入消息。

为风险源设置错误警报。

对于风险来源下的所选第一个单元格-

• 设置数据验证标准
• 输入信息已设定
• 设置了错误警报

现在，您可以验证您的设置。

单击您已为其设置数据验证条件的单元格。输入信息出现。下拉按钮显示在单元格的右侧。

输入消息显示正确。

• 单击单元格右侧的下拉箭头按钮。出现一个下拉列表，其中包含可以选择的值。

• 检查值是否与您键入的值相同-内部和外部。

两组值都匹配。从下拉列表中选择一个值。它出现在单元格中。

您会看到有效值的选择工作正常。最后，尝试输入无效的条目并验证错误警报。

在单元格中键入Financial，然后按Enter。将显示您为单元格设置的错误消息。

• 验证错误消息。您已经成功设置了单元的数据验证。

• 为“风险来源”列设置有效条件

• 将数据验证标准应用于“风险来源”列中的单元格I6-I15(即与“风险类别”列相同的范围)。

为所有选定的单元格设置数据验证。风险源列的数据验证已完成。

设置状态的验证值

• 重复用于设置“风险源”的“验证”值的相同步骤。

• 将列表值设置为打开，关闭。

• 将数据验证条件应用于“状态”列中的单元格K6-K15(即与“风险类别”列的范围相同)。

为所有选定的单元格设置数据验证。列状态的数据验证已完成。

设置概率验证值

风险概率评分值在1-5的范围内，1表示低，5表示高。该值可以是1到5之间的任何整数，包括2和5。

• 单击“风险来源(I6)”列下的第一个单元格。
• 单击功能区上的“数据”选项卡。
• 单击“数据工具”组中的“数据验证”。
• 从下拉列表中选择数据验证…。

出现“数据验证”对话框。

• 单击设置选项卡。
• 在“验证条件”下，在“允许：”下拉列表中，选择“整数”。

• 在数据下选择：
• 在最小值下的框中输入1：
• 在[最高]下的方块中输入5：

设置输入消息的概率

设置“概率错误警报”，然后单击“确定”。

对于“概率”下选定的第一个单元格，

• 设置数据验证标准。
• 输入信息已设定。
• 错误警报已设置。

现在，您可以验证您的设置。

单击您已为其设置数据验证条件的单元格。输入信息出现。在这种情况下，将不会有一个下拉按钮，因为输入值被设置在一个范围内，而不是列表中。

输入信息正确显示。

在单元格中输入1到5之间的整数。它出现在单元格中。

有效值的选择工作正常。最后，尝试输入无效的条目并验证错误警报。

在单元格中键入6，然后按Enter。将显示您为单元格设置的错误消息。

您已经成功设置了单元的数据验证。

• 为“概率”列设置有效条件。

• 将数据验证条件应用于“概率”列中的单元格E6-E15(即与“风险类别”列的范围相同)。

为所有选定的单元格设置数据验证。列“概率”的数据验证已完成。

设置影响的验证值

要设置Impact的验证值，请重复用于设置概率验证值的相同步骤。

将数据验证条件应用于“影响”列中的单元格F6-F15(即与“风险类别”列相同的范围)。

为所有选定的单元格设置数据验证。影响列的数据验证已完成。

使用计算值设置列风险暴露

风险暴露是风险概率和风险影响的乘积。

风险暴露=概率＆ast;影响力

在单元格G6中键入= E6＆ast; F6，然后按Enter。

由于E6和F6为空，因此将在单元格G6中显示0。

将公式复制到单元格G6至G15中。 0将显示在单元格G6-G15中。

由于“风险暴露”列用于计算值，因此您不应允许在该列中输入数据。

• 选择单元格G6-G15

• 右键单击，然后在出现的下拉列表中，选择“设置单元格格式”。出现“设置单元格格式”对话框。

• 单击保护选项卡。

• 检查选项锁定。

这是为了确保在这些单元格中不允许输入数据。但是，这仅在工作表受保护时才生效，您将在工作表准备好后的最后一步中执行此操作。

• 单击确定。
• 遮盖单元格G6-G15以指示它们是计算值。

格式化序列号值

您可以将其留给用户填写序列号列。但是，如果设置S. No.值的格式，则工作表看起来更像样。此外，它显示工作表格式化了多少行。

在单元格B6中键入= row()-5，然后按Enter。

1将出现在单元格B6中。将公式复制到单元格B6-B15中。出现值1-10。

遮蔽单元格B6-B15。

包起来

您的项目几乎完成了。

• 隐藏包含数据类别值的列M。
• 设置单元格B6-K16的边框格式。

• 右键单击工作表选项卡。
• 从菜单中选择保护表。

出现保护纸对话框。

• 检查选项保护工作表和锁定单元格的内容。
• 在密码下输入密码以取消保护工作表-
  • 密码区分大小写
  • 如果忘记密码，将无法恢复受保护的工作表
  • 好的做法是将工作表名称和密码的列表保存在某处
• 在“允许该工作表的所有用户执行以下操作：”下，选中“选择未锁定的单元格”框。

您已经从数据输入中的“风险暴露”列中保护了锁定的单元格，并使其余未锁定的单元格可编辑。单击确定。

出现“确认密码”对话框。

• 重新输入密码。
• 单击确定。

已为选定的单元格设置了“数据验证”的工作表即可使用。