SharePoint文档集

SharePoint文档集是一种特殊的内容类型，它允许用户对可以作为单个实体进行管理的相关文档进行分组。在SharePoint中，您可以轻松地在一个步骤中创建文档集，还可以定义其特征和元数据(数据内部的数据)。

SharePoint文档集具有以下功能-

• 权限-文档集有权设置其自己的权限。这些权限可由文档集中的内容类型继承。
• 可用内容类型-这些是文档集中允许的预定义内容类型。
• 工作流-通过工作流，您可以围绕整个文档组而不是单个文档来构建流程。
• 信息管理策略-它允许您指定文档集周围的默认保留，条形码和标签策略。
• 元数据-文档集包含其自己的元数据。
• 欢迎页面-显示标题和元数据，以概述文档集的内容。

创建文档集

可以按照以下步骤创建文档集-

步骤1：启用文档集

默认情况下，SharePoint中未启用文档集内容类型。因此，要创建文档集，第一步就是启用文档集。

一世。转到屏幕右上角的“设置”图标，然后选择站点信息。

ii。编辑站点信息窗口出现在屏幕的右上角。向下滚动窗口，然后单击“查看所有站点设置” 。

iii。出现网站设置窗口，在其中搜索“网站集功能” 。一旦获得网站集功能，请单击它。

iv。出现以下屏幕。向下滚动窗口并搜索“文档集”。单击与文档集关联的激活。单击“激活”后，屏幕上会出现一个小的蓝色活动按钮。

步骤2：创建文档集内容类型

我要创建内容类型，请转到设置图标->网站设置。

ii 。在“网站设置”页面中，单击“网站内容类型” 。

iii 。在“网站内容”页面中，单击屏幕顶部的“创建”。

iv 。在以下窗口中，输入内容类型的名称。

父级内容类型：

从以下项中选择父级内容类型：文档集内容类型

父级内容类型：文档集

如果您在“新站点内容类型”中填写信息，则单击“确定”。

下面的屏幕截图显示了创建了一个名为Details和父Document Set的内容类型。

步骤3：将内容类型添加到文档库

要将内容类型添加到文档库，首先，需要创建库。

一世。转到主页，选择网站内容。

ii。点击+新建，选择文档库。屏幕的右上角会出现一个弹出窗口，在其中输入库名称，然后单击“创建” 。

iii。创建文档库后。转到设置图标->库设置

iv。屏幕上出现设置页面，单击高级设置。

v。在“高级设置”上，屏幕上会出现一个窗口，根据您的要求选择设置选项，然后单击屏幕底部的“确定”。

vi。现在，转到库设置，向下滚动屏幕，您将看到“内容类型”。在此页面中，只需单击从现有网站内容类型添加。

从下拉菜单中选择“自定义内容类型”表单，“可用站点内容类型”出现在屏幕上，选择要添加的内容类型。单击添加后，内容将添加到右侧窗格中。单击屏幕底部的确定。

删除默认的内容类型

要删除默认的内容类型，请向下滚动窗口，然后在列表设置页面上单击“文档”。

单击删除此内容类型。

出现一个小的弹出窗口，在其中单击“确定”。

第4步：创建元数据列

要创建元数据，请转到设置->库设置。向下滚动窗口，然后单击“内容类型” 。

在列表内容类型中，您可以看到只有三列：标题，名称和描述。要添加新列，请单击“从现有站点添加”或“列表列” 。

屏幕上会出现“添加列”页面，根据您的要求选择列，单击“添加”，然后单击屏幕底部的“确定”。

步骤5：配置文档集设置

在设置页面中，单击文档设置。

在内容类型中，根据需要选择“文档集设置”。

自定义欢迎页面

向下滚动“文档设置设置”页面，单击“定制欢迎页面” 。

出现以下窗口，在其中单击页面并选择Edit Page 。

根据您的要求编辑页面。编辑完成后，单击屏幕左上角的停止编辑，然后关闭窗口。

在文档设置页面中单击确定。

现在，转到“快速启动”菜单中的文档集。屏幕上显示“文档集”窗口。单击+新建，然后从下拉菜单中选择您的库名称。

屏幕上将出现“新文档集：详细信息”页面。填写所需的信息，然后单击“保存”。

下面的屏幕截图显示了新文档集的创建。