SharePoint库

SharePoint库与列表非常相似。它在站点中提供了一个位置，您可以在其中创建，更新，上传和与团队成员共享文件。 SharePoint库主要用于显示文件列表和有关文件的信息，例如谁创建了文件以及谁最后修改了文件等。

示例：文档库用于组织和与团队成员共享文档。

您可以在库中执行以下任务。

• 创建文档库
• 将文件上传到文档库
• 在文档库中添加列和编辑视图
• 编辑文档库中的文件
• 在文档库中添加链接
• 创建图片库
• 将文件上传到图片库
• 在文档库中搜索和过滤
• 文档库中的协作
• SharePoint警报
• 从文档库中删除文件

创建文档库

文档库提供了一个安全的文件存储位置，因此您和您的团队成员可以轻松找到这些文件，并且可以随时从任何设备进行访问。

按照以下步骤创建文档库-

第1步：转到您网站的主页。

步骤2：点击+新建，然后从下拉菜单中选择文档库。

第3步：输入要创建的文档库的名称，然后输入有关库的描述(描述是可选的)，然后单击创建。

现在，您看到创建了一个文档库“关于” 。

将文件上传到文档库

创建库后，您可以在其中上载文件，文件夹和模板。

有以下两种主要方法将文件上传到库。

方法1：使用上载按钮

使用上载选项，您可以上载单个文件或多个文件。

步骤1：点击“上传”，然后从下拉菜单中选择文件。

第2步：浏览要上传的文件，然后单击“打开”。

现在，您会看到文件“大学概述”已上传到库中。

方法2：使用拖放

拖放是在库中上传文件的最简单方法。

将要上传的文件拖放到SharePoint库中。

给定的屏幕快照显示文件已上传到库中。

在文档库中添加列和编辑视图：

添加栏

第1步：转到工作库。在我们的例子中，工作库是About 。单击要在其中添加列的文件，将打开一个下拉菜单，选择单行文本，然后单击+ Add列。

步骤2：出现以下窗口，在其中输入列名和描述(描述是可选的)，然后单击保存。

下面的屏幕快照显示已创建新列Notes。

编辑视图

编辑视图是文档库中最重要的操作之一，用于编辑视图。首先，单击“所有文档” ，出现一个下拉菜单，然后单击“编辑当前视图” 。

您可以看到出现了“编辑”视图窗口，左侧是“列名”和“位置”。使用下拉菜单，您可以根据需要更改列的位置。

设置好位置后，单击屏幕顶部的“确定”。

现在，您可以看到Notes位于第三位置，之前位于第四位置。

在文档库中编辑文件

有以下步骤可以编辑文档库中的文件：

第1步：转到主页->网站内容。

步骤2：选择要编辑的文件。

步骤3：如果支持预览所选文件类型，它将以在线模式打开。如果没有，那么您将收到下载提示。在在线应用中打开或下载文件后，您可以编辑和保存文件。

注意：在Office 365中编辑文件时，文件将自动保存。如果您离线编辑文件，则需要将其上传回库。

在库中添加链接

要在文档库中添加链接，请使用以下步骤：

步骤1：转到要在其中添加链接的库。

步骤2：点击+ New ，然后从下拉菜单中选择“链接”。

步骤3：弹出“创建链接到”窗口，在其中输入链接并在要添加的“文件名”选项中输入名称，然后单击“创建” 。

下面的屏幕快照显示该链接已成功添加到文档库。

创建图片库

SharePoint图片库允许您存储和上传可在您的网站中使用或与他人共享的图片。

以下是创建图片库的步骤-

第1步：转到您网站的首页，点击+新建，然后从下拉菜单中选择应用。

步骤2：搜索图片库，找到图片库后，单击它。

步骤3：提供图片库的名称，然后单击创建。

现在，您可以看到创建了一个图片库“大学” 。

将文件上传到图片库

创建图片库后，您需要在其中上载文档。

有以下两种方法将图片上传到图片库中–

1)使用拖放

拖放是在图片库中上传文件的最简单方法。将您要上传的文件拖放到图片库中。

现在，您可以看到文件已上传到图片库。

2)使用上载按钮

上载按钮是上载图片库中多个文件和文档的最常用方法。

单击屏幕顶部的上载，然后从下拉菜单中选择文件。

浏览文件的存储位置。选择要上传的文件，然后单击“打开” 。

现在，您可以看到文件已上传到图片库。

搜索和筛选文档库中的文件

搜索文件

一个库可能包含许多不同的项目，并且您可能无法在一个屏幕上看到该库中的所有这些项目。 SharePoint搜索工具使您可以轻松地根据文件名，修改时间和修改文件的人的名字来搜索文件。

在文档库中，搜索栏位于屏幕的左上角。在搜索框中键入要搜索的术语，然后按键盘上的Enter键进行搜索。

筛选档案

要过滤文件，首先，转到文档库，然后选择要过滤的列。单击要排序的文件名，将打开一个下拉列表，从中选择要对文件排序的顺序。

下面的屏幕快照显示文件被过滤为Z到A顺序。

文档库中的协作

如您所知，SharePoint旨在简化协作。它使您的团队成员可以创建，编辑和与他人共享文档。

分享档案

SharePoint允许您与不是SharePoint网站成员的人共享文件。

步骤1：转到文档库，选择要共享的文件，然后单击屏幕顶部的共享。

步骤2：单击“共享”后，将出现一个小的弹出窗口，在其中单击“ (>)”箭头。

单击“下拉箭头(>)”后，以下选项将在屏幕上打开。

拥有此链接的任何人–无论登录或不登录Office 356，任何人都可以访问此链接。

JavaTpoint中具有此链接的人员–只有在javaTpoint工作的人员才能访问此链接。

具有现有访问权限的人–将链接发送给已具有访问权限的人。

特定人员–输入您要授予访问权限的特定人员的电子邮件地址。

步骤3：从下拉菜单中选择一个选项，在允许编辑框上打勾，然后单击应用按钮，如上面的屏幕截图所示。

步骤4：输入电子邮件地址，然后单击发送。

以下屏幕截图显示该链接已成功共享。

SharePoint警报

SharePoint警报是允许您监视在网站上进行的更改的通知。

在特定文件上进行更改时，在文件上设置警报将向您发送电子邮件或文本消息到手机。

以下是在文件上设置警报的以下步骤-

步骤1.选择要在其中设置警报的文件。

步骤2.在工具栏上，单击省略号(…)按钮，然后选择Alert me 。

步骤3：当项目更改窗口出现在屏幕上时提醒我。根据需要选择以下信息

i)警报标题：输入警报标题。

ii)将警报发送到：输入要向其发送警报的人员的用户名或电子邮件地址。

iii)传递方法：指定用于传递警报的方法。

iv)更改类型：指定要收到警报的更改类型。

v)发送有关这些更改的警报：指定是否根据指定的条件过滤警报。

vi)何时发送警报：它显示您要发送警报的频率。

步骤4：根据需要选择项目，然后单击屏幕底部的“确定”。

现在，当您创建新文件或进行任何更改时，警报电子邮件将发送到您的Outlook。

从文档库中删除文件

步骤1：单击要删除的文件。

第2步：点击屏幕顶部的删除。

步骤3：现在，您会看到一个弹出确认消息，其中包含“您确定要将项目发送到站点回收站吗?”。如果是，则单击“删除” ，否则单击“取消” 。